¿Cómo hacer una factura?

Tanto las empresas como los autónomos, salvo en casos excepcionales, tienen que elaborar una factura si llevan a cabo la operación de compraventa de un producto o servicio. Esto hace que la mayoría de ellos, dada esta obligatoriedad, tengan que saber cómo hacer una factura, algo que explicaremos, para aquellos que no conozcan el proceso o tengan dudas, en este artículo, detallando los datos a incluir en ella y desgranando, paso a paso, lo que se debe hacer al rellenar este documento. ¡No dejes de leer!

Pero antes, y de forma resumida, vamos a definir lo que es una factura:

¿Qué es una factura?

Una factura es el documento en el que se indican los detalles de una operación de compraventa de un bien o servicio, sirviendo, por tanto, como justificante de que se ha llevado a cabo de manera legal y correcta.

Lo primero, al hacer una factura, es reunir los datos que, obligatoriamente, han de incluirse en ella.

¿Qué datos se tienen que recopilar para hacer una factura?

• Número de factura: es el que la identifica. Si procede, además, hay que añadirle el número de la serie a la que pertenece (no hay que olvidar que, en cada serie, las facturas son correlativas).
• Fecha de emisión: corresponde al día en el que se realiza el servicio y se elabora el “documento acreditativo” (la factura) que se envía al receptor.
• Datos del emisor (de la factura): hay que añadir, entre otros, el nombre y los apellidos (o razón social) de la empresa que vende el producto o realiza el servicio, junto a su NIF o CIF y su domicilio fiscal.
• Datos del receptor (de la factura): se incorpora, al igual que en el caso anterior, el nombre y apellidos (o razón social) de la empresa o particular a la que se vende el producto o realiza el servicio, junto a su NIF o CIF y su domicilio fiscal.
• Descripción del producto o servicio: lo que supone, en todo caso, los datos que determinan, por ejemplo, la base imponible (precio unitario sin impuesto, descuentos y/o rebajas, etc.).
• Datos de la factura: además de lo indicado en el apartado anterior, es necesario que se añadan a la factura, por un lado, los impuestos (IVA e IRPF) y, por otro, la cuota tributaria.
• Importe a pagar (total): en neto, es la cantidad que tiene que pagar el receptor de la factura.

Esta es la información que se considera “fundamental” y, por tanto, no hay que olvidar al hacer una factura, aunque no es la única que se recomienda que esté en este documento (aún sin ser obligatoria):

• Fecha de vencimiento: es el día en el que, como máximo, se puede pagar la factura. 
• Métodos de pago: son las opciones que se “habilitan” para la liquidación del importe que se indica en la factura.
• Medios de contacto: son las vías de las que dispone el receptor de la factura, tras recibirla, para comunicarse con el emisor de la misma. 
• Observaciones: es la información que, adicionalmente, se quiere transmitir y que no se puede hacer en los apartados anteriores.

Lo segundo, tras compilar los datos que se han de incluir en este documento, es rellenar la factura, para lo que se debe seguir el proceso que explicamos a continuación.

Se comienza rellenando los datos del emisor de la factura (tanto jurídicos como fiscales), que serían: 

• Nombre y apellidos (o denominación social).
• NIF.
• Domicilio fiscal.

Estos son lo que, cómo mínimo, hay que añadir a la factura, aunque se recomienda, además, incorporar los que corresponden al contacto (con el emisor), como el mail o el teléfono, o la dirección de facturación.

Ejemplo (ficticio): 

Electrónica Alejandro González S.L.

Calle Fresno 12

28004

Madrid

NIF: R12245676

España

91 4667785

elecalejandrogonzalez@gmail.com

Lo siguiente, al hacer una factura, es hacer lo propio con los datos básicos del receptor. Tras ello, se pondría el número de la factura (posiblemente, esta se incluirá en una serie, que también se tendría que indicar, y será correlativa a todas las que ya hay en ella) y la fecha de emisión (o día en el que se crea y envía la factura del producto que se ha vendido o del servicio que se ha llevado a cabo).

Ejemplo (ficticio): 

Manuel Martínez

Calle de la Arena 40

28564

Madrid

NIF: J22349678

España

El siguiente paso, al rellenar una factura, es de los más importantes: describir el producto o servicio que se ha proporcionado. Al hacerlo, se tiene que ser conciso y, sobre todo, claro (lo que evitará futuros problemas), lo que supone el desglose de cada elemento (con su cantidad, su precio (sin impuestos) y los descuentos, de haberlos, que se le apliquen). Acto seguido, se añade el IVA que le corresponde (y, de ser necesario, el IRPF) y, por último, el importe total a pagar (que se obtiene de sumar la base imponible y los impuestos).

Una vez se termina de rellenar la factura, se introduce en un sobre y se le hace llegar al cliente (en mano o por correo postal) o, en el caso de hacerse con un software de facturación, se le envía en un correo electrónico. 

Y no hay que olvidarse, tras emitir la factura, de archivar una copia de la misma (de hecho, es obligatorio que se guarden las facturas, tal y como marca la ley, por un periodo de tiempo que oscila, según el caso, entre los 4 y los 10 años).

Hacer una factura de autónomo, en principio, no es diferente a crear el mismo documento, por ejemplo, siendo una pyme. Para cumplimentarla, y que tenga validez legal, se han de incluir los mismos datos (recordemos: número de la factura, datos de emisor y receptor, descripción del producto y/o servicio, base imponible, impuestos y descuentos, e importe total) y se debe seguir un proceso similar al de este u otro tipo de empresa.

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