Cómo hacer una factura: guía completa para rellenarla (con ejemplos)

Según la normativa vigente, la emisión de una factura es obligatoria en los siguientes supuestos: 

• Solicitud de una empresa o autónomo: la pide un empresario o profesional en ejercicio de su actividad.
• Solicitud de un cliente: la reclama un particular por motivos tributarios.
• Venta a la administración pública: operaciones que tengan de receptor a un organismo público o persona jurídica  (que no actúe como empresario o profesional).

• Entregas intracomunitarias o exportaciones de bienes: operaciones que se realicen con países de la Unión Europea (o fuera de ella) y que estén exentas de IVA.
• Ventas a distancia o entrega de bienes: operaciones que estén sujetas a impuestos especiales.
• Inversión del sujeto pasivo: operaciones donde la condición de sujeto pasivo recaiga sobre el destinatario.

Importante: si un particular no empresario realiza una venta puntual a otro particular, no es necesario que emita una factura sujeta a IVA. En su lugar, tendrá que formalizar un contrato de compraventa sujeto al impuesto de transmisiones patrimoniales (ITP).

Lo primero, al hacer una factura, es reunir los datos que, obligatoriamente, han de incluirse en ella.

¿Qué datos se tienen que recopilar para hacer una factura?

La emisión de una factura completa con validez legal en España (en base al Reglamento de Facturación RD 1619/2012) obliga a recopilar datos como el número de serie correlativo, la fecha de emisión, los datos fiscales completos del emisor y receptor (NIF, nombre o razón social y domicilio), el desglose del concepto, la base imponible, el tipo impositivo aplicable (IVA e IRPF) y la cuota tributaria final.

Los desglosamos:

• Número de factura: identificador único y correlativo de una factura, perteneciente a una serie específica (ejemplo: 2026-0039).
• Fecha de emisión: día en el que se realiza el servicio y se expide el documento mercantil (ejemplo: 15 de enero de 2026).
• Datos del emisor (de la factura): nombre y apellidos (o razón social), NIF/CIF y domicilio fiscal de la empresa que vende el producto o presta el servicio o vende el producto (ejemplo: Cristales Transpaclean S.L. | CIF: B-12345678 | C/ Lienchestein, 20, Madrid).
• Datos del receptor (de la factura): nombre y apellidos (o razón social), NIF/CIF y domicilio fiscal de la empresa o particular a la que se vende el producto o realiza el servicio (Cristalino S.L. | CIF: B-87654321 | C/ Marqués de Alborán, 25, Palencia).
• Descripción del producto o servicio: detalles concretos de la operación como cantidad, precio unitario, descuentos y base imponible. (ejemplo: Concepto: Cristal de mampara de ducha de 160 cm x 80 cm (grosor 10 mm) | Cantidad: 1 ud | Precio: 500,00 €).
• Datos de la factura: tipos impositivos que se aplican (en el IVA y el IRPF) y cuota tributaria (ejemplo: Base Imponible: 500,00 € | IVA (21%): +105,00 €).
• Importe total a pagar: cantidad que tiene que pagar el receptor de la factura (ejemplo: Total a pagar: 605,00 €).

En resumen:

Esta es la información mínima exigida por la AEAT, a la que es recomendable añadir:

• Fecha de vencimiento: último día habilitado para el pago de la factura. 
• Métodos de pago: opciones disponibles para abonar el importe de la factura.
• Medios de contacto: vías que tiene el receptor de la factura para comunicarse con el emisor. 
• Observaciones: es la información que, adicionalmente, se quiere transmitir y que no se puede hacer en los apartados anteriores.

El siguiente paso es rellenar la factura. Para hacerlo correctamente se deben seguir cinco pasos fundamentales: identificar los datos fiscales del emisor y receptor, asignar el número de serie correlativo y fecha de emisión, detallar los conceptos con su base imponible, aplicar los impuestos correspondientes (sumar el IVA y restar la retención de IRPF si procede) y calcular el importe total a pagar. 

Rellenar el documento, paso a paso, supone incluir:

• Datos del emisor de la factura: nombre y apellidos (o denominación social), NIF y domicilio fiscal. Se recomienda, además, añadir los de contacto (mail, teléfono o dirección de facturación).
• Datos básicos del receptor: nombre completo (o denominación social), NIF/CIF y domicilio fiscal.
• Número de la factura: dígitos del número de la factura y la serie en la que está incluida. 
• Fecha de emisión: día en el que se crea y envía la factura (y la de vencimiento si se acuerda un día de pago).
• Descripción del producto o servicio: información detallada que indique, entre otros aspectos, las unidades, el precio unitario sin impuestos, los descuentos aplicados, la base imponible y el subtotal.
• Impuestos (IVA y/o IRPF): tipo impositivo que se aplica al producto o servicio. En el caso de los autónomos, también se incluiría el IRPF.
• Importe total a pagar: se obtiene de sumar la base imponible y los impuestos.

Ejemplo práctico de desglose de una factura:

Una vez se termina de rellenar la factura, se envía al cliente en formato físico (en mano o por correo postal) o digital (en formato PDF o mediante factura electrónica).

La normativa indica que: es obligatorio conservar una copia de todas las facturas emitidas y recibidas durante un plazo mínimo de:

• 4 años (a efectos fiscales).
• 6 años (a efectos mercantiles).
• 10 años (a efectos penales). 

Asimismo, los software de facturación deben cumplir con la normativa y garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros, asegurando que no se puedan modificar o eliminar facturas una vez generadas.

Hacer una factura de autónomo, en principio, no es diferente a crear el mismo documento, por ejemplo, siendo una pyme. Para cumplimentarla, y que tenga validez legal, se han de incluir los mismos datos (recordemos: número de la factura, datos de emisor y receptor, descripción del producto y/o servicio, base imponible, impuestos y descuentos, e importe total) y se debe seguir un proceso similar al de este u otro tipo de empresa.

¿Se puede hacer el duplicado de una factura?

Sí, es posible que se haga una copia de una factura ya emitida, aunque tiene que indicarse en ella que es un duplicado.

Esto puede deberse, por ejemplo, a que haya más de un destinatario o que la original se haya perdido.

¿Qué diferencia a una factura de un ticket (o factura simplificada)?

La principal diferencia radica en el nivel de datos fiscales que exige la ley y en la deducibilidad del IVA:

• Factura completa: contiene todos los datos fiscales del emisor y del receptor (NIF, nombre y domicilio). Además, es el único documento que permite a un autónomo o empresa deducirse el IVA y el gasto en sus declaraciones tributarias. No tiene límite en el importe.
• Factura simplificada (antiguo ticket): solo identifica al emisor y desglosa el tipo de IVA aplicado, omitiendo los datos del comprador. Se puede expedir en operaciones de hasta 400 euros, ampliable a 3.000 € en los casos indicados en el Artículo 4 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre), pero no permite al cliente deducirse el IVA a menos que se incluya expresamente su NIF y domicilio.

¿Qué pasa si se comete un error en una factura?

Si hay un fallo en una factura, esta no se puede borrar ni eliminar.

Hay 2 opciones:

• Emitir una factura rectificativa en la que se corrija el error de la original (haciendo referencia a ella y al número y fecha de la factura original que rectifica).
• Emitir una factura de abono, con la que se anula la anterior (la incorrecta), para emitir una nueva.

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