La gestión de cuentas es una actividad fundamental para garantizar el correcto funcionamiento financiero y contable de cualquier organización. En el caso de empresas con una facturación superior a los 5 millones de euros, su importancia se multiplica por la complejidad de las operaciones y la necesidad de cumplir rigurosamente con las obligaciones legales y fiscales.
En este artículo se abordará qué es exactamente la gestión de cuentas, por qué resulta imprescindible para las empresas, en qué beneficia su correcta implementación y quiénes son los encargados de llevarla a cabo. ¡Sigue leyendo!
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¿Qué es la gestión de cuentas y por qué es necesaria?
La gestión de cuentas consiste en el control, organización y supervisión de todas las operaciones económicas y contables de una empresa. Su finalidad principal es asegurar que todos los movimientos financieros estén correctamente registrados, clasificados y disponibles para su análisis y auditoría.
En empresas que superan los cinco millones de euros de facturación, la gestión de cuentas no solo permite mantener un control exhaustivo de ingresos y gastos, sino que también resulta esencial para la toma de decisiones estratégicas, el cumplimiento normativo y la presentación transparente ante inversores, organismos reguladores y entidades bancarias.
Una gestión de cuentas eficaz ayuda a:
- Identificar desviaciones presupuestarias.
- Optimizar recursos.
- Prevenir errores fiscales.
- Facilitar la planificación financiera a medio y largo plazo.
¿Quién lleva a cabo la gestión de cuentas?
Esta función es asumida, generalmente, por el departamento de contabilidad o finanzas. En empresas de gran tamaño, suele existir una estructura jerárquica que incluye contables, controladores financieros, auditores internos y, en algunos casos, directores financieros (CFO). También puede apoyarse en software de gestión contable y en la asesoría externa de despachos especializados.
La responsabilidad última recae en la dirección financiera de la compañía, que debe velar por la integridad de los datos y la coherencia de la información contable con la realidad económica de la empresa.
¿Cuáles son los pilares de la gestión de cuentas de empresas?
Una gestión contable eficaz se apoya en varios pilares clave:
- Registro fiel de las operaciones: todos los movimientos económicos deben registrarse con precisión, incluyendo ingresos, gastos, inversiones, pasivos y activos.
- Clasificación adecuada según el Plan General Contable (PGC): en España, el PGC establece una estructura basada en:
- Financiación básica (capital, reservas, préstamos a largo plazo).
- Inmovilizado (activo no corriente: terrenos, edificios, maquinaria).
- Existencias (materias primas, productos en curso, mercancías).
- Acreedores y deudores por operaciones comerciales (clientes, proveedores).
- Cuentas financieras (bancos, caja, inversiones financieras a corto plazo).
- Compras y gastos (consumo de mercaderías, servicios exteriores, sueldos).
- Ventas e ingresos (ventas de productos, prestación de servicios).
- Gastos e ingresos imputados al patrimonio neto (ajustes contables de carácter excepcional o específico).
- Revisión periódica: es necesario realizar cierres contables mensuales, trimestrales o anuales que permitan detectar errores o incoherencias.
- Cumplimiento normativo: la gestión contable debe ajustarse a la normativa fiscal y contable vigente para evitar sanciones o problemas legales.
- Transparencia y trazabilidad: toda la información debe estar respaldada por documentos y accesible en caso de auditorías o inspecciones.
Consejos para una buena gestión de cuentas de una empresa
Para maximizar la eficacia de la gestión contable en una empresa de gran tamaño, se pueden seguir ciertos pasos para una mejorarla:
- Implantar un software de contabilidad adaptado al tamaño de la empresa, que automatice procesos y minimice errores humanos.
- Establecer protocolos de revisión y aprobación de asientos contables para garantizar su corrección.
- Capacitar al personal contable de forma continua en nuevas normativas y herramientas digitales.
- Coordinar el área contable con otros departamentos (como compras, ventas o recursos humanos) para asegurar la coherencia de los datos.
- Realizar auditorías internas periódicas para anticipar problemas y mantener la integridad financiera.
- Externalizar ciertas tareas específicas (como la fiscalidad internacional) si se carece del conocimiento interno necesario.
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