En un contexto social como el actual, propenso a los cambios (sociales, financieros y políticos), contar con un plan de continuidad del negocio es, a todas luces, esencial para la supervivencia de este. Y lo es, no solo porque le vaya a ayudar a enfrentarse a una crisis inesperada, también le va a garantizar que las operaciones críticas sigan funcionando, mientras esta dure, y que lo van a hacer con el “menor impacto posible”.
En este artículo, y con detalle, explicaremos lo qué es el plan de continuidad de negocio, cómo elaborarlo, cuáles son sus elementos clave y las fases que lo componen. ¡Sigue leyendo!
¿Estás pensando en emprender?
¿Qué es el plan de continuidad de un negocio?
Un plan de continuidad del negocio es un conjunto de procedimientos y estrategias diseñadas para ayudar a una organización a recuperarse y mantenerse operativa, en su operativa esencial, durante una contingencia (incluida, por un periodo de tiempo concreto, la suspensión de su actividad).
¿Para qué sirve el plan de continuidad del negocio?
El plan de continuidad del negocio es un “escudo preventivo” que le permite, ante un incidente, continuar con su actividad de la manera más eficiente y económica posible.
Esto implica que, si se ha trabajado en un plan de continuidad, se podrá minimizar el impacto que este “problema” ocasione en el negocio (a nivel operativo y, por ende, financiero y, también, reputacional) y se va a asegurar que esta seguirá prestando sus servicios, en la medida de lo posible, a sus clientes.
¿Cuáles son los elementos clave de un plan de continuidad del negocio?
A la hora de elaborar un plan de continuidad del negocio, hay que tener en cuenta una serie de elementos que son clave para su efectividad (en situaciones difíciles o críticas):
En primer lugar, un plan de continuidad del negocio tiene que indicar los riesgos que se pueden presentar (y que, tras su análisis, se han considerado como “potencialmente peligrosos”) y la forma de combatirlos. En segundo lugar, tiene que desglosar la operativa que se debe mantener, por ser indispensable, para garantizar la continuidad del negocio, junto a los sistemas y la tecnología que se requieren para conseguirlo.
En tercer lugar, es fundamental que en el plan de continuidad del negocio se definan las responsabilidades de cada empleado, en caso de emergencia, y, en base a ellas, se establezcan unas tareas (en orden de prioridad) a realizar (si esta se produce). Por último, y no menos importante, hay que dejar claras las vías de comunicación a emplear (en este tipo de casos).
¿Cómo elaborar un plan de continuidad del negocio?
Estos son los pasos esenciales si, llegado el momento, se quiere hacer un plan de continuidad del negocio:
- Localizar los posibles riesgos: es vital que, antes de empezar a elaborar el plan de continuidad de negocio, se identifiquen los riesgos que pueden afectar a una empresa (y llevarla a una crisis), estimándose, además, la probabilidad de que se produzca, el impacto que puede tener y las áreas a las que afectará.
- Saber de qué recursos se dispone: tan importante es conocer los riesgos que pueden “dañar” a una empresa como ser conscientes de lo que se tiene para hacerles frente, en concreto, los recursos humanos y tecnológicos (incluidos los sistemas informáticos), las infraestructuras o los sistemas de respaldo con los que se cuenta.
- Elaborar la estrategia a seguir: como se ha avanzado, es vital que en el plan de continuidad del negocio se incluya un plan de acción que sea coherente y siga un orden lógico, lo que ayudará a que cumpla su objetivo (que no es otro que garantizar la continuidad de la actividad empresarial).
Se elabora en base a los riesgos detectados y a los recursos disponibles. - Poner a prueba el plan: una vez se termina el plan, lo mejor es ponerlo a prueba con una simulación con la que se sabrá si la estrategia es válida y si es posible su ejecución… o no.
Si no lo es, o no se adapta al 100%... no hay que preocuparse. Es el momento de hacer los cambios pertinentes para que, llegado el momento en el que se produzca la incidencia real, el plan permita una buena respuesta ante ella. - Redactar el documento final (del plan de continuidad del negocio): conseguido el plan estratégico, y tras ver que “en principio” no tiene fisuras, se pasará a un documento en el que se incluirá, de forma detallada, toda la información que se ha recabado previamente.
Este va a ser, en definitiva, una guía útil que servirá al personal de la empresa (y a sus directivos) como referente a la hora de actuar ante una u otra contingencia.
Por último, y una vez se ha completado el documento con el plan de continuidad del negocio, se comunicará a los empleados para, acto seguido, empezar a gestionarse la formación que sea necesaria (para su correcta ejecución).
¿Cuáles son las fases del plan de continuidad de un negocio?
Son varias las fases a “superar” al hacer un plan de continuidad del negocio:
Evaluación de los riesgos e impacto que han tenido en el negocio
La aplicación de un plan de continuidad del negocio empieza por el examen, detallado, de los riesgos que han afectado a la empresa y el impacto que han tenido en ella. Un proceso que supone, una vez se conoce el problema, la identificación de las funciones y procesos (y, también, empleados) que son vitales para su funcionamiento, la evaluación del daño que han sufrido y las consecuencias que va a tener su interrupción (a todos los niveles). Esto ayuda a determinar las prioridades de recuperación y a establecer el marco para el desarrollo del plan.
Definición de las estrategias de recuperación
En base a lo obtenido en la evaluación de riesgos, y sabiendo el impacto que va a tener la “contingencia”, el siguiente paso al hacer un plan de continuidad del negocio es el desarrollo de las estrategias que ayudarán a reconducir la situación y superar el problema. En ellas se incluyen, entre otras cosas, los planes que permitirán la operatividad de las funciones críticas (junto a los recursos, técnicos y humanos, que se van a necesitar para ello) y los procedimientos específicos para afrontar este y otro tipo de incidentes.
Desarrollo del plan de acción (pasos incluidos)
A continuación, se procederá a documentar el plan de continuidad del negocio, incluyéndose en él, de forma detallada, dichos procedimientos (para la recuperación de las funciones críticas), además de la asignación de roles y responsabilidades, los contactos de emergencia y los recursos que se van a requerir para llevarlo a cabo.
Es importante que el plan sea claro, conciso y fácil de entender para todos los miembros de la empresa.
Formación a los empleados y primeras pruebas
El plan de continuidad del negocio es efectivo si los empleados lo conocen y, sobre todo, si se les ha impartido la formación necesaria, lo que supone la realización de sesiones que ayuden a saber y entender cuáles son sus roles y sus responsabilidades en caso de que se produzca una “contingencia”. Además, es esencial llevar a cabo pruebas periódicas del plan para identificar y corregir posibles fallos.
Revisión del plan ya establecido y actualización (si fuese necesario)
Los riesgos asociados a una empresa suelen cambiar con el paso del tiempo. Por lo tanto, es fundamental que se revise y actualice el plan de continuidad del negocio de manera regular.