Nómina: conceptos y contabilización

Te contamos cuáles son los conceptos más importantes empleados en el cálculo y pago de salarios.
Tanto si eres empresario o contable, como trabajador por cuenta ajena, es importante que conozcas los elementos en función de los cuáles se calcula una nómina. Este es un documento de validez legal en el que se detallan las retenciones y el salario líquido que el trabajador percibe en base a los conceptos detallados en el Plan General Contable. Si quieres conocer en mayor profundidad cómo se calcula una nómina y su contabilización, sigue leyendo.
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El Plan General Contable

La contabilización de las nóminas de los trabajadores es un gasto que se refleja dentro del Cuadro de Cuentas del Plan General Contable de cada empresa. El Plan General Contable es un documento obligatorio que refleja de manera estandarizada el estado contable de una empresa y donde se detallan sus cuentas anuales. Las cuentas anuales, a su vez, se reflejan en los cuadros de cuentas, que reúnen en 7 grupos distintos los conceptos correspondientes a los gastos e ingresos, el activo, el pasivo y el patrimonio neto.

Conceptos para el cálculo de una nómina

Tanto el pago de nóminas como las cotizaciones que ha de hacer la empresa por el pago de la mismas se encuentran en el “Grupo 6: compras y gastos”, del Plan General Contable. Las cuentas de gastos empleadas para calcular estos conceptos y poder realizar la contabilización de las nóminas son las siguientes:

  • Cuenta 640. Sueldos y salarios”: en ella se refleja el sueldo bruto que cobra el trabajador. Por tanto, esta cuenta incluye las remuneraciones fijas y eventuales que la empresa paga a los trabajadores, además de las remuneraciones devengadas.
  • Cuenta 642. Seguridad Social a cargo de la empresa”. Esta cuenta incluye las cuotas que la empresa paga a la Seguridad Social derivadas de las prestaciones de los trabajadores de las que se beneficia. Esta cuenta no se refleja en el documento de nómina que se entrega al trabajador.

Para realizar la contabilización estándar de un asiento de nómina se refleja en primer lugar la Cuenta 640, es decir, el sueldo bruto que le corresponde al trabajador y el gasto que le supone a la empresa. Sin embargo, el sueldo bruto no es el total de lo que percibe el empleado en el cobro de su nómina, ya que a la cuenta 640 se le descuentan ciertas cantidades en concepto de contribuciones a la Seguridad Social y retenciones de la Hacienda Pública, que la empresa paga a cuenta del trabajador reteniendo en su nómina dichos conceptos.

Estas cantidades que la empresa paga en nombre del trabajador figuran en el “Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales” del PGC. Las contribuciones obligatorias que el trabajador debe pagar a la Seguridad Social se reflejan en la “Cuenta 476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores”, mientras que las retenciones del IRPF figuran en la “Cuenta 4751. Hacienda Pública acreedora por retenciones”.

La diferencia entre la Cuenta 640 y la suma de las cuentas 476 y 4751 es lo que la empresa debe pagar al trabajador. Esa cantidad viene reflejada en la “Cuenta 465. Remuneraciones pendientes de pago”. A la hora de realizar la contabilización de las nóminas, es importante saber que es obligatorio hacer una cuenta 465 para cada trabajador, ya que el salario que percibe cada uno de ellos es diferente y ha de quedar reflejado de forma fiel en el plan de contabilidad de la empresa. De esta manera, se enumerarán las cuentas siguiendo el esquema 465.1, 465.2, 465.3, etc., hasta realizar las cuentas totales correspondientes al número total de trabajadores de la empresa.

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Otros conceptos que pueden aparecer en la nómina y su conceptualización

  • En caso de jubilación anticipada o despido, la indemnización, si corresponde, se incluye en la “Cuenta 641. Indemnizaciones”. Esta cuenta refleja la cantidad que la empresa debe pagar al trabajador en caso de que se trate de un despido no justificado.
  • Si la empresa da al trabajador un dinero anticipado, el pago de dicha cantidad queda reflejado en la “Cuenta 460. Anticipo de remuneraciones”. De esta manera, a la hora de pagar la nómina al final de mes, la empresa descontará el anticipo de la nómina del trabajador.
  • En la “Cuenta 755. Ingresos por servicios al personal”, se registran los gastos sociales que la empresa descuenta a sus trabajadores en caso de que estos hagan uso de ciertos servicios que ofrece la empresa, como pueden ser comedores o transporte. Las cantidades contabilizadas en esta cuenta se descuentan de la nómina del trabajador a fin de mes.

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