¿Qué es un software de gestión para restaurantes?

Gestionar un negocio en el sector hostelero, ya sea un restaurante o un bar, es una tarea compleja que requiere, en muchos casos, el uso de herramientas digitales que faciliten el control de los procesos que componen el día a día de la empresa. Entre ellas se encuentran los software de gestión para restaurantes, de los que se hablará en este artículo, explicando lo qué son y lo qué se puede hacer con ellos, cuáles son los factores a tener en cuenta al elegir un tipo u otro y las ventajas que, en cualquier caso, aportan al negocio. ¡No dejes de leer!   

Un software de gestión para restaurantes es un programa que facilita la administración de los procesos de venta de un negocio, en hostelería, permitiendo que se simplifiquen las tareas a realizar (en el día a día de este). 

¿De que se componen los software de gestión para restaurantes?

Si bien es cierto que no todos los software de gestión para restaurantes incluyen los mismos componentes, si es recomendable que tengan, al menos, un TPV que incluya un software y que se integre, como no, en un hardware (o equipo que permita su uso). 

Integrar un TPV en los programas de gestión para hostelería, ya sea en un bar o en un restaurante, hace que sean de gran ayuda, por ejemplo, en las tareas comerciales (desde el control de las mesas o las comandas al cobro de estas últimas, pasando por la gestión del flujo de caja), en la gestión del almacén, el stock de productos o, también, en el trato y la fidelización del cliente.  

Los software de gestión para hostelería (en concreto, para bares y restaurantes) pueden incorporar otras “herramientas”, entre las que se encuentran, por ejemplo, la carta digital (a la que se accede con un código QR), el dispositivo para la toma de comandas o, también, una aplicación para móvil (en la que se puede, entre otras cosas, pedir, pagar y valorar el servicio que se recibe).

Gracias al software del TPV que acompaña a los programas de gestión que se emplean en hostelería (en bares y restaurantes), tanto los gerentes y los encargados como el resto del personal (camareros, etc.) pueden realizar, entre otras acciones, las siguientes:

• Controlar las reservas (online, telefónicas y/o presenciales).
• Crear el catálogo con los menús de cada día y los productos y precios que se incluyen en la carta.
• Dar de alta los pedidos asociados a cada mesa añadiendo los productos desde el catálogo y enviarlos a la cocina.
• Controlar el estado del bar o restaurante, como el mapa de mesas y el estado de las comandas abiertas.
• Administrar, correctamente, el inventario para saber en todo momento qué se debe pedir, por escasez, al proveedor.
• Gestionar las ventas en tiempo real al realizar el cobro a los comensales de cada mesa desde la propia aplicación o software con tarjeta, e-wallet o código QR, con la posibilidad de registrar también los cobros en efectivo u otros métodos (cheque restaurante, tarjeta regalo, etc.).
• Posibilidad de añadir propinas o dividir la cuenta entre los comensales.
• Realizar el cierre y el cuadre de caja sin demora.

Además, y como parte de esa “centralización de la gestión hostelera” que permiten estos softwares, el empresario puede disponer de un registro para sus empleados (lo que le facilita el control de su día a día) y de la posibilidad de generar informes que indiquen la rentabilidad del negocio, en un momento determinado (sea día, mes o, incluso, en una temporada en concreto), lo que le permite saber si todo va bien o si, por el contrario, no es así y hay que realizar cambios.

Entre los condicionantes, al optar por un programa de gestión de hostelería u otro, se encuentran:

• El tamaño del negocio.
• El servicio que se ofrece (para llevar (take away) o en mesa, comida rápida o menú, etc).
• El precio (vinculado a la prestaciones que se requieren).
• El tipo de necesidad que se va a cubrir con el software de gestión (especial para restauración), por ejemplo, que sea capaz de integrarse en una plataforma de gestión de personal externa (entre otros aspectos).

Utilizar un programa de gestión en hostelería (se trate de un bar, un restaurante u otro tipo de negocio) aporta una serie de beneficios (sobre todo si incluye un TPV), entre los que destacan:

• Poder conectarse con los sistemas contables de los negocios y anotar las ventas para poder analizar los resultados y saber lo que aporta a la ingresa (genera ingresos) y lo que, por el contrario, necesita ser cambiado o eliminado (genera pérdidas).
• Reduce los errores humanos al mínimo, ya sea en el día a día o en la gestión del inventario (entre otros procesos), al no tener que escribir o teclear manualmente los pedidos y los importes de las ventas.
• Agiliza el trabajo de los empleados, lo que deriva en un aumento de su productividad y, fruto de esta, en un crecimiento de los ingresos del negocio.

Estas 2 últimas ventajas, en concreto, ayudan a mejorar la percepción que tiene el cliente del bar o restaurante… aunque no lo hacen “solas”. Existen una serie de funcionalidades adicionales, incorporadas a los software de gestión de restaurantes, que posibilitan las reservas online, el servicio de comida a domicilio o el acceso a la carta por código QR.