Certificado digital de persona jurídica: guía completa para solicitarlo y/o renovarlo

Eso sí, para que este los haga, y no tenga problemas tendrá que disponer de lo que se conoce como certificado digital de representante (en una de sus 3 modalidades), documento que, como veremos más ampliamente, vincula a una persona física con una compañía.

El certificado digital de persona jurídica (o certificado de representante o de representación) es un documento electrónico que identifica a una persona física como el representante legal de una empresa.

Son varios los usos del certificado digital de persona jurídica. 

¿El principal? Permite la firma de documentos y la realización de trámites en nombre de la empresa. 

Esto significa que, gracias a este documento, el representante legal puede identificarse electrónicamente para acceder a las plataformas en las que se solicitan y realizan los trámites (por ejemplo, la firma de documentos como contratos o actas) de forma más ágil y rápida (y sin desplazamientos a una oficina, lo que supone un ahorro de tiempo)

Antes de explicar el proceso de solicitud del certificado digital de persona jurídica, es importante que se conozcan los tipos a los que se puede acceder. 

Son 3:

• Certificado de Representante (o Representación) de Administrador Único y/o Solidario: se expide digitalmente a las Sociedades Anónimas (S.A.) o Sociedades Limitadas (S.L.) que dispongan de un representante que, en base a lo indicado en el Registro Mercantil, sea administrador único o solidario.
• Certificado de Representante (o Representación) de Persona Jurídica: se expide digitalmente a la persona física que representa a una entidad con personalidad jurídica.
• Certificado de Representante (o Representación) de Entidad sin Personalidad Jurídica: se expide digitalmente a la persona física que representa a una entidad que carece de personalidad jurídica.

Hay que tener en cuenta, antes de solicitar el certificado digital de persona jurídica, el tipo de empresa a representar (ya que corresponderá, en cada caso, un tipo de documento u otro). 

El proceso de solicitud del certificado digital de persona jurídica va a depender del tipo de “documento” que se necesite. 

Si se sabe, lo primero es instalar el software de generación de claves que la FNMT tiene disponible (pinchando en el enlace de esta página se abrirá un ‘pop up’ que permite la descarga, en base al sistema operativo). 

Tras ello, hay que comprobar, igualmente, si se dispone de Autofirma (para la rúbrica de los documentos) y, en el caso de querer usar el DNIe, de la plataforma habilitada para ello.

Hechas estas comprobaciones (e instalaciones, si fuese necesario), es el momento de solicitar el certificado digital de persona jurídica.

Así se puede solicitar el Certificado de Representante de Administrador Único y/o Solidario

Se puede solicitar el certificado digital de Administrador Único y/o Solidario de 2 formas: 

• Utilizando el certificado de persona física FNMT.
• Utilizando el DNIe. 

En la primera, para que sea válido, el certificado de persona física FNMT no tiene que superar el plazo máximo de 5 años desde la personación e identificación física del representante (como establece el artículo 7 de la Ley 6/2020, de servicios electrónicos de confianza). Por lo tanto, no es válido si se obtiene:

• En una renovación ‘online’.
• En la petición de otro certificado.
• En una video-identificación. 

Si cumple con esta especificación, servirá de “llave de entrada” a un procedimiento que, en este caso, es sencillo y termina con la descarga del Certificado de Representante de Administrador Único y/o Solidario solicitado.

En la segunda, y tras seleccionar el documento e incluir las claves, se rellenan los datos requeridos y se firma. Un código de solicitud, enviado al correo electrónico, será el que permita la descarga del certificado.

En ambos casos, el documento tiene una validez de 2 años y un coste de 24 euros (+ IVA).

Así se puede solicitar el Certificado de Representante (o Representación) de Persona Jurídica

Para obtenerlo, en este caso, bastará con acceder a este enlace y cumplimentar los datos que se requieren. 

Una vez se pincha en ‘Enviar Petición’, llega al correo electrónico un código que se utiliza en el siguiente paso: la acreditación de la identidad.

Esta se realiza:

• Online: sí se trata de una Sociedad Anónima, Limitada, Colectiva o Comanditaria, con NIF (sin NIF, se aplica la siguiente opción).
• Presencial: en el resto de casos, en los que se debe acudir a una oficina de Correos, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de la Comunidad Foral de Navarra o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (la que tenga suscrito un acuerdo para la emisión de estos certificados), aportando la documentación correspondiente. 

Completado este paso, y transcurrida una hora (aproximadamente), se procede a la descarga del certificado digital de persona jurídica (para lo que se emplea, también, el código que se ha recibido por email).

Este documento tiene una validez de 2 años y un coste de 14 euros (+ IVA).

Así se puede solicitar el Certificado de Representante (o Representación) de Entidad sin Personalidad Jurídica

El procedimiento a seguir para la solicitud de este certificado es muy parecido al anterior, en lo que se refiere a la petición y a la descarga, no así en la acreditación.

Esta, en concreto, no puede hacerse por Internet, siendo necesario que se acuda a una de las Oficinas de Acreditación de Identidad de la Agencia Tributaria, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores o de la Comunidad Foral de Navarra (con el código de solicitud).

Este documento tiene una validez de 2 años y no tiene coste.

La FNMT tiene habilitado un servicio de verificación que permite comprobar si el certificado digital de persona jurídica es válido o, en su lugar, ha sido revocado.

El coste del certificado digital de persona jurídica va a depender del tipo que solicite:

La respuesta es sencilla: no todos los certificados de representación tienen posibilidad de renovación. 

Además, las condiciones pueden variar con el tiempo, por lo que conviene consultar siempre la información actualizada publicada por la FNMT antes de iniciar cualquier trámite.. 

¿Cómo se puede renovar el certificado digital de administrador único?

El proceso para renovar el certificado digital de administrador único es parecido al que se realizó para solicitarlo (la vez inicial).

Dando por hecho que se mantiene el software que, inicialmente, se instaló en el equipo, además del certificado que está a punto de caducar, se accede al proceso (identificándose primero) y se lleva a cabo “paso a paso”, recibiéndose un código de solicitud al finalizar (que facilita la descarga del documento, ya renovado). 

Por último, hay que saber que el precio de renovar el certificado digital de administrador único es el mismo que la primera vez (al igual que su validez).

Importante: Cuando un certificado está cerca de su fecha de caducidad, es recomendable consultar la sede electrónica de la FNMT para conocer el procedimiento vigente en ese momento, los precios de renovación y la validez del mismo, ya que  pueden haberse modificado.

Sí, es posible revocar (o anular) el certificado digital de persona jurídica (antes de la fecha de caducidad que consta en el mismo).

La revocación se puede solicitar en cualquier momento (más en casos como la pérdida o la sospecha de una posible duplicidad).

¿Cuáles son las condiciones para esta revocación?

• Debe realizarla una persona con facultades de representación suficientes (según los términos indicados en normativa).
• Debe llevarse a cabo, como se ha avanzado, mientras el certificado esté en vigor.

¿Cómo se revoca el certificado?

• Si se dispone de él, se podrá revocar en aplicación online destinada a este cometido.
• Si se ha perdido o ha sido robado, se debe acudir a una Oficina de Acreditación en la que, una vez identificado, se firma el modelo de solicitud de revocación del certificado.
• Si se dispone de código de solicitud, puede usarse el servicio de revocación telefónica (disponible 24 horas, 7 días a la semana), cuyo número es: 91 740 68 48 / 91 387 83 37.

Obtener el certificado digital de persona jurídica, como se ha comentado, permite, entre otras cosas, la gestión de trámites de la empresa, por ejemplo, la gestión de las cuentas bancarias, como las Cuentas Bienvenida sin comisiones para Empresas, con las que, desde BBVA, queremos hacértelo más fácil desde el minuto cero. ¿Quieres saber más sobre ellas? Entra en bbva.es e infórmate.