¿Qué es una factura y cuándo se debe emitir?

La principal utilidad de una factura es demostrar que la operación comercial que se realiza entre las partes se lleva a cabo de manera legal y correcta (es, por tanto, el justificante de la misma). En ella se incluyen los datos detallados que la conforman. 

Pero una factura no solo sirve para eso: también es la manera que tienen las empresas de informar a Hacienda de las operaciones que llevan a cabo y de acreditar que se han abonado los impuestos que corresponden.

Existen diferentes tipos de facturas (según la naturaleza de la operación comercial y el nivel de detalle requerido por la normativa tributaria):

• Factura simplificada: es el ticket que se entrega en cada compraventa de precio reducido (normalmente, el límite está en los 400 euros) o en sectores en los que no se exigen los datos fiscales del comprador (salvo en la deducción del IVA). 
• Factura completa: es el documento estandarizado en facturación, el cual incluye los datos del emisor y receptor, la descripción detallada de los productos o servicios y el desglose tributario. 
• Factura rectificativa: ayuda a la corrección de facturas previas.Factura proforma: es provisional e indica los detalles de una operación que se realizará a futuro. No tiene validez contable ni fiscal.
• Factura recapitulativa: agrupa las facturas originales que se han emitido a un cliente en un periodo de tiempo concreto.

¿Qué hacer en situaciones especiales?

Si la operación tiene alguna “particularidad fiscal”, la ley exige incluir explícitamente alguna de las siguientes menciones en el cuerpo de la factura:

• Operación exenta de IVA (en base a lo indicado en la Ley 37/1992 del IVA).
• Inversión del sujeto pasivo (conforme al artículo 84 de la Ley del IVA).
• Facturación por el destinatario.
• Régimen especial de Agencias de Viajes o Bienes Usados.

Se tiene la obligación de emitir una factura, en España, siempre que se sea empresario o autónomo y se venda un producto o se preste un servicio (a un tercero) como parte de la actividad profesional.

Importante: si un particular no empresario realiza una venta puntual a otro particular, no tiene que emitir una factura sujeta a IVA, sino que se formaliza un contrato de compraventa que está sujeto al impuesto de transmisiones patrimoniales (ITP).

Incumplir los plazos de emisión de facturas constituye una infracción tributaria sancionada por el artículo 201 de la Ley General Tributaria (LGT) con una multa pecuniaria de lo proporcional entre el 1-2% del importe de las operaciones que dan lugar a la infracción. 

Si no se puede determinar la cuantía de las operaciones, la sanción fija es de 300 € por cada factura emitida fuera de plazo o no expedida.

La fecha de vencimiento indica el límite legal para efectuar el pago de una factura. 

Según la Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales (modificada por el Real Decreto-ley 4/2013), los plazos de pago por cada tipo de cliente son:

• Empresas y autónomos: el plazo legal es de 30 días naturales desde que se recibe el producto o se presta el servicio (ampliables, tras acuerdo previo de las partes hasta un máximo de 60 días naturales desde la recepción de los bienes o servicios).
• Administración pública: el plazo fijado para el pago es de 30 días naturales a partir de la fecha de vencimiento del contrato.
• Minoristas y alimentación: el periodo en los productos de alimentación frescos y perecederos es de 30 días naturales y en el resto de productos de 60 días naturales (en este último, con la posibilidad de ampliarlo a 90 días si quieren las 2 partes).

¿Y si la factura no incluye la fecha de vencimiento?

Si no se especifica la fecha de vencimiento en la factura, la Ley 3/2004 establece un plazo de 30 días naturales (desde la fecha de recepción de las mercancías o la prestación del servicio).

Es decir: conforme a la Ley 3/2004 (modificada por el Real Decreto-ley 4/2013), existe:

• Plazo legal supletorio: el comprador dispone de un máximo de 30 días naturales para abonar la factura (tras la recepción del servicio o producto).
• Ampliación por pacto: este plazo se puede extender a los 60 días (máximo) si se llega a un acuerdo entre ambas partes.
• Devengo de intereses de demora: si no se recibe el pago en este plazo, la factura quedaría en mora de forma automática, lo que permite al emisor reclamar su importe más los intereses legales de demora y posibles indemnizaciones.

El  plazo en el que deben guardarse las facturas emitidas y recibidas en España, en empresas o autónomos, oscila de los 4 y los 10 años (según el ámbito del que se trate):

• Tributario: la Ley General Tributaria exige guardar las facturas durante 4 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente.
• Mercantil: en el artículo 30 del Código de Comercio se establece que los empresarios deben conservar los libros, correspondencia y facturas relativas a su negocio durante 6 años (desde el último asiento).
• Penal: para las operaciones sujetas a la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales, o en casos de amortización de activos fijos e inmuebles, las facturas deben conservarse hasta 10 años.

¿Se adquieren obligaciones fiscales al emitir una factura?

Sí, los autónomos y las empresas que emitan facturas deben conservarlas y registrarlas, para poder declarar los impuestos correspondientes (IVA, etc.).

¿Y si se comete un error al emitir una factura?

Si hay un fallo en una factura, esta no se puede borrar ni eliminar.

Hay 2 opciones:

• Emitir una factura rectificativa en la que se corrija el error de la factura original y el concepto que se rectifica.
• Emitir una factura de abono, con la que se anula la anterior (la incorrecta), para emitir una nueva.

¿Es posible, por tanto, eliminar una factura emitida?

No, la ley no lo permite (debe optarse por una de las posibilidades comentadas en la pregunta anterior).

¿Las facturas pueden emitirse con importe cero?

Hay casos en los que sí es posible (han de estar justificados), aunque lo habitual es que estas incluyan un importe superior.

¿Cuáles son las novedades normativas para el futuro?

El marco normativo en España contempla importantes avances en materia tecnológica y de control, como el uso de la factura electrónica obligatoria o la implementación de Verifactu. 

La factura electrónica obligatoria nace de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (o Ley Crea y Crece), la cual establece la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas en todas las transacciones comerciales entre empresas y autónomos. Esta medida busca garantizar la trazabilidad de los pagos, acelerar los plazos y reducir la morosidad comercial. 

Por su parte, Verifactu es un marco técnico que establece la obligación de que los programas y soportes electrónicos utilizados por empresarios y profesionales para emitir facturas deban garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros, contemplando la opción de remitir dichos registros de manera automatizada a la Agencia Tributaria mediante sistemas de emisión verificables.

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