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Gestión económica y financiera de las empresas: así puedes mejorarla

En esta sexta entrega de la nueva temporada de Compartiendo conocimiento, y de la mano de los mejores expertos, analizaremos la forma de impulsar ambos aspectos en una empresa, así como agilizar los procesos de licitación.

Presentación del nuevo caso de Compartiendo conocimiento: mejorando la gestión económica y financiera de ‘MuseumMate’.

Nuestro invitado se presenta: “mi nombre es Alejandro López y soy natural de Sevilla”. Tras ello, nos comenta los inicios de MuseumMate: “con 26 años decidí lanzarme con mi proyecto personal. Investigando, encontré el sector de los servicios y la tecnología para museos”. Y se lanzó a crear su propia empresa, la cual se dedica “al desarrollo de contenidos de museos, monumentos y de espacios culturales o de ocio”. Para ello, disponen de una amplia variedad de “soluciones digitales”. De hecho, en algunos casos, fabrican sus “propios dispositivos para que los usuarios puedan utilizarlos en los museos”, los cuales están enfocados siempre a “la difusión de los contenidos y a que se ponga en valor la experiencia de visita satisfactoria por parte de los visitantes”.
Desde el punto de vista de la gestión económica y financiera del negocio, Alejandro nos comenta que sus contratos son, normalmente, “concesiones administrativas” para las que necesita de “una financiación que soporte los gastos estructurales y, sobre todo, la acción comercial en el exterior”. Necesita apoyo económico para “abordar las distintas sedes”.

Conociendo las necesidades para mejorar la gestión económica y financiera de MuseumMate

Amparo Cuesta, Experta en Pymes de BBVA, será la encargada de evaluar el caso de MuseumMate, de cara a plantear propuestas para mejorar la gestión económica y financiera de la empresa. Para ello, y en primer lugar, quiere conocer sus orígenes: “empezamos en el año 1996 con el objetivo de llevar soluciones a la difusión de los contenidos de los diversos museos mediante la tecnología”. Para ello, ya hoy, realizan “un 360º”, es decir, desarrollan desde “labores de consultoría previa en algunos proyectos a la producción de contenido (con un equipo de guionistas), locuciones, efectos y música”. En definitiva, y como bien nos comenta, lo que hacen es poner “en manos de los visitantes, al entrar en un museo, un asistente de visita que les va a permitir hacer recorridos por diferentes temáticas o jugar en el museo con las obras, entre otras muchas cosas”.

Y es que para Alejandro, la experiencia de visita “se nutre de la información que recibe el visitante a través de los sentidos”. En el caso de los museos, “la parte visual está siempre presente, y es la auditiva la que ponemos nosotros”. También es relevante, y lo añade a modo de anécdota, “el aspecto olfativo”. Ya volviendo a la tecnología, comenta que esta les permite, incluso, seguir “al visitante en tiempo real” y conocer “cuáles son sus movimientos en las diferentes salas y, con ello, su comportamiento”.

Desde el punto de vista empresarial, nuestro invitado nos explica que “en este sector, trabajamos todo por concurso público”. Para ello, “las empresas aportamos un proyecto público” a lo que se une “el aspecto económico”. La suma de ambas da pie “al ganador y, por tanto, el adjudicatario del contrato”.

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¿Y de cara al futuro?

Conocido el presente, Amparo mira hacia delante, planteando a Alejandro la posibilidad de desarrollar contenidos sin intermediarios, es decir, directamente al cliente. Una idea que nuestro invitado ya tenía en mente: “muy interesante la pregunta, la cual da en el clavo”, dado que están “trabajando en el desarrollo de herramientas para los colegios”.

Primeros consejos para mejorar la gestión económica y financiera de MuseumMate 

Una vez ha conocido MuseumMate, Amparo nos aporta su primeras conclusiones, así como las diferentes ayudas que BBVA puede dar a Alejandro López para mejorar la gestión económica y financiera de la empresa. La primera necesidad que ha visto, y de la que BBVA puede ser parte de la solución, “es la liquidez”. Nos explica que “él, como el 99% de las empresas (y en la coyuntura actual), ha tenido una caída muy importante en sus ventas, lo que ha hecho que no tengan ingresos”. Unos “desfases de su tesorería, propios de su negocio, que tienen lugar al licitar cada ciertos años las distintas licitaciones de los museos”. Lo que la entidad bancaria puede hacer, en este caso, es acompañarle con una Línea ICO.

Además, y como segundo aporte, “podemos ofrecerle una línea de inversión para los proyectos que el requiera abordar, de cara a poner en manos de los museos toda la infraestructura necesaria para darles servicio” Y, por último, BBVA también puedes estar a su lado en la “gestión de sus avales”. Esos que “necesita presentar ante las distintas administraciones para las concesiones de los museos”. Se le aportaría “una solución para que le sea más sencilla tanto la solicitud, como la presentación y la tramitación de ese aval, mediante la banca online empresas”.

Primeras conclusiones de nuestros expertos

Tras conocer MuseumMate en profundidad, y valorar los puntos que pueden ayudar a BBVA a mejorar la gestión económica y financiera de la empresa, Amparo Cuesta comparte sus primeras impresiones: “se trata de una compañía que está en plena evolución, en pleno desarrollo del producto que entrega, el cual incorpora muchísima inteligencia artificial y muchísimos datos al servicio”, hecho que es “claramente disruptivo en el sector en el que se encuentra”. 

Sabido esto, y antes de continuar con el análisis, nuestros expertos exponen una definición de empresas, en base a una situación compleja como la actual:

  • Las que deciden no hacer nada.
  • Las que se enfrentan al problema y tratan de solucionarlo.
  • Las que optan por cerrar.

En opinión de Amparo, “la segunda es la que tiene éxito al final”. ¿El motivo? “Hace de la crisis una oportunidad, buscando nuevas opciones”. Algo para lo que Antonio Manuel Álvarez, Experto en Pymes, ve necesario “hacer un buen plan” cuyos primeros pasos son “situarte, estudiar el mercado y las vías que vas a querer explorar (las cuales tengan relación con el negocio que se tiene) o, en su lugar, buscar otro tipo de sector”. Sea cual fuere la elección, es necesario “tiempo”. 

¿Y si se realizan sinergias? 

Se plantea la posibilidad de que MuseumMate realice acuerdos, de cara a mejorar a futuro. Amparo lo ve viable , dado que “tiene los contenidos, por lo que solo tiene que ver, y no es fácil, donde tiene que distribuirlos, es decir, cuál puede ser la alternativa al cliente actual, que son los museos”. Y es que, como bien indican nuestros expertos, no hay que quedarse quietos sino “estar permanentemente en cambio, independientemente de la situación en la que te encuentres”.

Conociendo a José Peláez

Para conocer su historia, como bien nos comenta, necesita contextualizarla en el tiempo: “en el año 1986, llevaba 5 años trabajando en una empresa, aquí en España, en la que me encontraba un poco insatisfecho. En esto, me surge la oportunidad de embarcarme en un proyecto internacional con una gran empresa española, la cual acepté”. Un hecho, el salir a trabajar al extranjero, que no resulta llamativo hoy, al ser algo “muy corriente”, como nos cuenta Jose. Sin embargo, “en aquellos tiempos no lo era tanto”. Así, nuestro invitado aterrizó “en Marruecos y, de repente, toda la rutina que tenía, y la comodidad, desaparecieron. Todo era diferente”.

José también nos explica que “durante el primer año, no tuvimos ni teléfono”. Esto complicaba mucho las comunicaciones, ya que “si querías hablar con las centrales de las diferentes empresas que formábamos la joint venture de ese proyecto, tenías que desplazarte unos 20-25 kilómetros hasta una estafeta de correos en la que había un teléfono público”. Desde ella, “pedías una comunicación con Madrid y esperabas a que te la dieran”.

Además, en aquellos tiempos “prácticamente nadie tenía acceso a una cuenta corriente bancaria”. Esto unido a la “costumbre de cobrar cada 15 días y en metálico”, hacía muy compleja la logística. “Imaginaros el preparar el pago a unas 600 personas en estas condiciones, más teniendo en cuenta que no existían las empresas de transporte de fondos” comenta José.

Con todo, y como argumenta, “el bagaje y la experiencia que acumulé es muy alto”. Trabajar en un “ambiente internacional, en aquellos tiempos (en los que no estábamos al mismo nivel en este sentido), era un master impagable”. Además, y en su caso concreto, le sirvió para “huir de la rutina”, lo que también le ayudó “a tener una actitud mucho más positiva, mirar hacia delante y encauzar la vida de otra manera”. Obtuvo un “desarrollo personal y profesional más rico del que hubiese conseguido si me hubiese quedado en España. Fue un reto que, creo, me salió bien”.

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Analizando las mejoras en la gestión económica y financiera de MuseumMate

Una vez hemos conocido a José Peláez, Alejandro le plantea su primer problema: “uno de los handicaps con los que nos encontramos dentro del proyecto empresarial se centra en la parte previa a ganar una licitación. Es darnos a conocer al cliente, realizar esas acciones de prescripción y de marca delante de él, las cuales pongan en valor nuestras ventajas diferenciadoras”. Un impedimento que José entiende perfectamente, al entender que es algo muy necesario: “darte a conocer al cliente y estar próximo a él es fundamental. Esa labor comercial, que no tiene porque ser exclusiva de una sola licitación, es vital en cualquier ámbito que tenga relación con ellas, y más si son públicas”. 

A Alejandro también le preocupa la repercusión que, a nivel financiero, tiene la entrada escalonada de contratos, hecho que le impide contar con una cartera más fija en lugar de con una circunscrita a determinados momentos. Como en el caso anterior, estamos ante una dificultad que a Jose le es muy familiar: “conozco esa situación. La de ganar un proyecto de obra pública, el cual duraba 8, 10 o 14 meses, por ejemplo, y tras ello debes ver que viene a continuación”. Un hecho que, además, hace de “esa fluctuación de la caja, de la tesorería, una de las amenazas que tienes”.

Otro de los inconvenientes a los se enfrentan en MuseumMate son los momentos de desmotivación, que surgen, por ejemplo, tras no conseguir varios contratos de forma casi consecutiva: “es cierto que cuando tienes varios contratos y no salen, suele pasar eso que comentas” explica Jose, tras lo que le recomienda “volver a licitar, hablar con la gente que está preparando los concursos, decirles que son una competición y seguir”. Además, como le explica, “has de mirar a la empresa, ver que tienes trabajadores a tu cargo que deben cobrar la nómina y pensar: hay personas que no pueden venirse abajo”.

Últimas conclusiones de nuestros expertos

Reunidos nuestros expertos, comparten su visión del caso. “Mi impresión es buena” comenta José. “Creo que Alejandro es una persona que tiene bastante claridad sobre el momento en el que estamos, sobre cuál es su empresa y lo que debe hacer para mejorarla, solucionando aquello en lo que flojea un poquito”. Para ello, le recomienda insistir con el propósito marcado: “creo que tiene que hacerlo. Puede ser que las cosas no salgan como las has pensado, pero es algo que te pasa en todos los campos”.  

Antonio Manuel Álvarez, experto en pymes comparte ese riesgo que comenta José, esa necesidad de continuar con una idea, a pesar de no tener la seguridad de que vaya a salir bien. Para él, como empresario, “el fracaso tienes que sacudirtelo de encima y llevartelo como una experiencia más en la vida”. Y es que, como argumenta, “es muy bello todo lo que se aprende”. Para él, “el éxito lo disfrutas pero lo que te hace ser tú, y tener los pies en la tierra, son los fracasos”.

Los mismos que hacen, como indica Amparo Cuesta, que “las pymes españolas sean tremendamente luchadoras”. Son capaces de “reinventarse, y eso viene de un proceso de aprendizaje de éxito-fracaso”, incorporando este último como un “hago las cosas de forma diferente para llegar a donde quiero”.

En resumen, y como explica José, “hay que perseverar, hay que estar ahí, sin rendirse a la primera”. Eso sí, una vez se ve que el proyecto en el que se está metido no sale, “no hay que enterrar más ni el capital humano ni el financiero. Se debe cortar, de forma tajante, y poner los esfuerzo en otra cosa, analizando primero el por qué no ha salido bien”, lo que nos ayudará a “aprender de los errores”.