¿Cuáles son los trámites para la constitución de una empresa?

En España, cuando se da el paso y se emprende, uno de los primeros obstáculos a superar son los trámites de constitución de la empresa. Estos, de inicio, pueden parecer complicados, pero si se tiene la guía adecuada, el proceso se vuelve más sencillo y comprensible.

Y ese es, precisamente, el objetivo de este artículo: explicar estos trámites, de forma detallada, partiendo de la elección de la forma jurídica y terminando en la inscripción en el Registro Mercantil, de forma que la constitución de la empresa sea más fácil para todo aquel que se “ponga a ello”.

El primero de los trámites de constitución de una empresa es decidir la forma jurídica que se quiere, ya que influirá en su responsabilidad legal, fiscal y administrativa, siendo las más habituales (en España) la Sociedad Limitada (SL), y la Sociedad Anónima (SA), pudiendo optarse, también, por ser autónomo o una sociedad cooperativa (aunque a estas 2 últimas no nos referiremos en este artículo):

Características a valorar en la elección de la forma jurídica

Antes de elegir la forma jurídica de la empresa, hay que tener en cuenta, entre otros, los siguientes factores:

• Tamaño: es importante, para la realización de este trámite, saber la dimensión de la empresa (pequeña o grande).
• Número de socios: como en el caso anterior, el número de personas que se asocian, para constituir la empresa, es vital al elegir si esta será, por ejemplo, una S.L. o una S.A.
• Responsabilidad de los socios: los límites, respecto de la “obligación” de un socio con la empresa que se constituya, lo dictará la forma jurídica elegida (siendo menor, por ejemplo, en una S.L. que en si se es autónomo).
• Capital social: el capital, al igual que la responsabilidad, es diferente en cada forma jurídica.

El siguiente trámite de constitución de una empresa es asegurarse de que el nombre elegido para el negocio no esté ya registrado. 

Para estar seguro de ello, y saber que puede utilizarse, hay que solicitar la certificación negativa del nombre en el Registro Mercantil Central (presencialmente o por Internet), obteniéndose la respuesta, normalmente, en un máximo de 24 horas.

Si el nombre está disponible, se recibirá un certificado a utilizar en los siguientes pasos del proceso.

El tercer trámite a cumplir, para abrir una empresa en España, es el ingreso del capital social (cantidad de dinero que se debe aportar para poder constituir la compañía) en una cuenta bancaria. 

En función de la forma jurídica que se elija, el capital mínimo será uno u otro.

Procedimiento para el depósito del capital social

Estos son los pasos a dar al “hacer entrega” del capital social de la empresa:

• Definir el capital social: la Ley establece un capital mínimo para las S.L. (inicialmente de 1 €, si bien es cierto que se han cumplir unos requisitos para ello: destinar el 20% de los beneficios a la reserva legal, hasta que se alcancen los 3.000 €, y, en caso de que se liquide la empresa, responder a las obligaciones legales de esta acción con la diferencia entre 3.000 € y lo aportado inicialmente) y para las S.A. (60.000 €).
• Abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa: hay que abrir una cuenta bancaria para la empresa (en la que ingresará, como mínimo, el capital social).
• Transferir el capital social: una vez se abra la cuenta, se procederá al ingreso del dinero.
• Obtener el certificado bancario: el banco se encargará de emitir un certificado que acredite que el capital social ha sido depositado en su totalidad.

La elaboración de los estatutos sociales, o reglas internas que regirán la actividad de la empresa, es otro de los trámites de constitución de una empresa (en España). 

En este documento se deben incluir, entre otros aspectos de la empresa, los siguientes:

• Actividad (mercantil).
• Forma en la que se administra.
• Socios que la conforman.
• Responsabilidades de los socios.
• Distribución de beneficios.
• Manera en la que se tomarán las decisiones.

Los estatutos sociales deben ser aprobados por los socios y se presentarán, junto con la escritura de constitución, ante el notario (al constituir la empresa).

El trámite que sigue es formalizar la constitución de la empresa ante notario (la cual, luego, se debe presentar en el Registro Mercantil Provincial), siendo necesario, para ello, que estén y firmen la totalidad de los socios.

La escritura pública es un documento legal que recoge la constitución de la sociedad, los estatutos sociales y los datos de los socios.

El notario verificará que todo esté en orden y procederá a firmar el documento, dándole validez legal. Después de la firma, el notario entregará una copia de la escritura.

Tras la entrega de las escrituras, lo siguiente es solicitar el NIF (o Número de Identificación Fiscal), trámite esencial al constituir una empresa, ya que permite realizar actividades económicas y tributarias en España. 

Para solicitar el NIF, y completar este trámite, es necesario presentar:

• DNI del representante de la empresa.
• La escritura pública de constitución.
• Modelo 036.

Si el trámite lo realiza un representante legal, es necesario que lleve, además, el modelo de representación.

Hay que tener en cuenta que en este paso se facilita el llamado NIF provisional (de 6 meses de duración). El NIF definitivo se entrega al finalizar el paso que explicamos a continuación (el número 7), debiendo facilitarse, para ello, el certificado de inscripción en el Registro Mercantil.

Una vez se obtienen los documentos anteriores, se puede proceder a la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil. Un trámite que es esencial para la constitución de la empresa, al hacer que esta adquiera personalidad jurídica y pueda operar legalmente.

La inscripción debe realizarse en la provincia donde la empresa tenga su sede social, aportando la siguiente documentación:

• La escritura pública de constitución.
• El NIF provisional de la empresa.
• Entrega del modelo 600 (ya que, aunque no hay que pagarlo, hay que declarar el ITP y el AJD).