¿Cómo organizar las facturas de una empresa?

No hay que olvidarse, a la hora de organizar las facturas de una empresa, que estas pueden ser:

• Facturas emitidas: son aquellas que están relacionadas con los productos y/o servicios que se han realizado y que, por tanto, reflejan lo que son los ingresos de la empresa.
• Facturas recibidas: son aquellas que están relacionadas con los productos o servicios que se compran a los proveedores y que, por tanto, reflejan los gastos de la empresa.

Además, también es importante que se organicen los albaranes de las facturas de la empresa (prueba de que se ha entregado el producto) y los justificantes de pago y/o cobro (documento que sirve para verificar las transacciones realizadas).

Estas facturas, sean emitidas o recibidas, pueden estar en 2 formatos: papel o digital.

Lo recomendable, hoy en día, es que se opte por la segunda, lo que implica que si se van a organizar las facturas, y están en papel, haya que digitalizarlas primero. 

Este proceso no es necesario si las facturas ya son digitales.

Una vez se hayan digitalizado… llega el momento de la organización de las facturas de la empresa, para la que existen una serie de pautas que ayudarán a hacerla adecuadamente:

• Utilizar un software de facturación: esta herramienta es la adecuada para la creación y, también, para la organización de las facturas de una empresa (con el “plus” de estar adaptada al cumplimiento de los requisitos legales que están establecidos para que este tipo de documento sea legal). Es decir, hace posible que se creen las facturas, en base a la normativa actual, y que se puedan guardar para, en el futuro, saber las que han sido emitidas y, de estas, las que se han pagado, las que no, etc.
• Numerar correctamente las facturas: para facilitar la organización de las facturas de la empresa, es vital que se enumeren correctamente. Y es que, como se ha explicado en este artículo, es obligatorio que se indique el número en la factura, debiendo ser (salvo casos excepcionales) único (por cada año fiscal) y correlativo.

• Disponer de una rutina (al organizar las facturas de la empresa): también es recomendable, aunque no imperativo, que uno mismo se cree el hábito de organizar manual o digitalmente las facturas de la empresa. Esto evitará que, fruto de la vorágine del día a día de la empresa, pueda olvidarse de alguna y esto genere un problema posterior.
• Contar con la ayuda de un gestor: si bien es cierto que organizar las facturas de una empresa es una tarea que se puede “llevar” desde la propia compañía, la tributación de los impuestos que deriven de ellas es un proceso que, si se tiene la opción, debe ponerse en manos de un profesional cualificado (de cara a evitar, a futuro, sanciones económicas que pueda imponer la Agencia Tributaria). 
• Controlar las facturas impagadas: si se es consciente de cómo organizar las facturas de una empresa, y se dispone de las herramientas para ello, se tendrá un mayor control, sobre todo de las que aún no se han pagado. Estas, en todo momento, tienen que estar controladas, para poder aplicar el “protocolo” que, previamente, debe haberse establecido para este tipo de casos. 

Es decir, hay que contar con un “modo de actuar” ante las empresas que tengan facturas pendientes, siendo lo normal que se establezca un periodo de tiempo para solventar este impago, tras el cual se informa del “debe” y del recargo que se va a aplicar. 

Además, hay que tener en cuenta que las empresas tienen la obligación de guardar las facturas por un periodo de tiempo concreto, para una posterior consulta, lo que hace más importante, si cabe, que las tengan bien organizadas.

Juan quiere organizar las facturas de su empresa, las cuales tiene en su ordenador.

• En primer lugar, las reúne en una misma carpeta (de nombre ‘Facturas’).
• Tras ello, crea 2 subcarpetas (de nombre ‘Emitidas’ y ‘Recibidas’), en las que mete las que correspondan a cada caso.
• A continuación, en cada una de las subcarpetas crea nuevas carpetas con los años que lleva la empresa en funcionamiento, e incluye en ellas las que se emitieron o recibieron en cada uno de ellos.
• Por último, crea una nomenclatura para las facturas (por ejemplo: día_mes_año_nombre de la empresa_numero de factura), de forma que le sea más sencilla su organización y, posteriormente, su búsqueda.

Aparte, y como bien se indica en el apartado anterior, en cada carpeta (de cada año) habrá una específica en la que se organicen las facturas que estén pendientes de pago, de forma que sea fácil localizarlas (en caso de ser necesario).

Saber cómo organizar eficientemente las facturas de una empresa trae consigo una serie de beneficios, que se repasan a continuación:

• Se mejora el flujo de caja: tener bien organizadas las facturas de la empresa suele ser sinónimo de poder cobrarlas más pronto. Esto supone que se tenga un buen flujo de caja y, con ello, que se puedan cumplir de mejor forma con las obligaciones económicas.
• Se ahorra tiempo: si se organizan las facturas de la empresa, localizarlas si se necesitan no será una tarea de horas y sí de minutos. Se permite un acceso a la información en tiempo real: junto a lo anterior, tener bien organizadas las facturas permite el acceso a la información financiera de la empresa al momento y de forma sencilla.
• Se facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales: llegado el momento de tributar por ellas, si se han organizado las facturas de la empresa será más fácil que se encuentren todas las que “entran” en el trimestre en curso, lo que evitará posibles sanciones (por olvidarse de alguna, por ejemplo).

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