Las facturas son, sin duda alguna, una de las herramientas más utilizadas por el autónomo en su día a día, por lo que es fundamental que conozcan y entiendan, en profundidad, cada uno de los aspectos que las componen.
Uno de los más importantes es la numeración, de la que os vamos a hablar en profundidad en este artículo, con el objetivo de que conozcas lo qué es, para qué sirve y de qué forma se han de numerar las facturas, siendo autónomo. ¡No dejes de leer!
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¿Qué es “numerar las facturas” siendo autónomo?
Cuando se dice que se numeran las facturas, siendo autónomo, lo que se está haciendo es asignarlas una “cifra”, un valor numérico, que va a permitir, cuando se acumulen en una gran cantidad, tener un control más riguroso de ellas.
¿Para qué le sirve esta numeración de las facturas a los autónomos?
Como se ha avanzado, lo normal es que el número de facturas que haga un autónomo, cada mes, sea elevado. Esto le llevará a juntar, pasado un tiempo, una gran cantidad, lo que complicará, si no lleva un orden, la realización de tareas delicadas como, por ejemplo, cumplir con las obligaciones fiscales.
Por ello, es tan importante que se numeren las facturas, siendo autónomo, tanto que, como veremos a continuación, es un acción que está regulada por lo que se conoce como ‘Reglamento de facturación’.
A la hora de numerar las facturas, como autónomo, ¿qué dice el Reglamento de facturación?
En lo relativo a numerar las facturas, en el caso de los autónomos, el Reglamento de facturación es claro, indicando que todas, sin excepción, han de estar numeradas (para ser legales) de manera correlativa (lo que ayuda a que no coincidan los números de las facturas entre sí, en un mismo año fiscal). Además, esta numeración que se le asigne a la factura se va a relacionar, en la medida de los posible, con la fecha en la que se emite.
Si, por último, se incluye la serie, esta debe preceder al número de la factura (es decir, se pone al principio) e ir separada de él (habitualmente por un guion o una barra inclinada).
¿Es posible que, cuando un autónomo tenga que numerar una factura, sea con una serie diferente?
Sí, existen casos en los que el autónomo puede numerar la factura con una serie distinta:
- Si se realizan, como autónomo, distintas actividades económicas (las facturas, en cada caso, tendrá una serie distinta).
- Si se dispone de varios locales comerciales.
- Si se trata de una factura rectificativa (para diferenciarlas, se le asigna otra serie).
- Si se realiza una factura completa o una simplificada (cada una tiene una serie).
- Si se trata de la factura de un tercero.
- Si es la factura de uno de estos materiales: plata, platino y paladio (en sus diversas formas).
- Si es la factura de uno de los siguientes dispositivos electrónicos: teléfonos móviles, consolas, ordenadores portátiles y tabletas digitales
Si se trata de uno de los dos últimos, la serie es distinta si, y solo si, el importe total es superior a los 10.000 € (sin IVA) o en el caso de que el destinatario sea empresario o profesional revendedor de estos bienes (sin importar el importe).
Además, existen otros casos concretos en los que se va a numerar la factura con serie distinta, por ejemplo, las facturas judiciales.
¿Cómo numerar facturas siendo autónomo?
A la hora de saber, siendo autónomo, cómo numerar las facturas, hay que tener en cuenta una serie de normas o reglas básicas (las cuales, se explican a continuación):
Numerarlas de forma correlativa
Al numerar las facturas, debe hacerse de forma correlativa, es decir, el número que se le asigna a cada una de ellas debe ser “sucesivo” con respecto al anterior y al siguiente (no puede haber un salto ni un retroceso).
Ejemplo: si el número de una primera factura es el 0045680, a la siguiente le corresponderá el 0045681… y así sucesivamente.
Numerarlas en orden cronológico
Además, cuando se va a numerar una factura, esta tiene que corresponder al último producto o servicios que se haya vendido, siendo su número el que sigue al de la última factura emitida.
Ejemplo: si se emite una factura de abril, con el número 0045680, la que lleve el número 0045681 no podrá ser de mayo, sino la inmediatamente siguiente en el tiempo (del mes de abril).
Previamente, eso sí, hay que determinar cómo numerar las facturas, no siendo obligatorio que se empiece por la 001 (es el propio autónomo el que decide el número por el que comienza). Eso sí, una vez se elige el primero, hay que cumplir las 2 normas que se han especificado previamente (recordamos: correlatividad y orden cronológico).
Lo mismo ocurre con la serie: se puede empezar por el número que se quiera u optar, en su lugar, por usar una letra o, para hacerlo más fácil, el año en curso. Es el autónomo el que decide.
Eso sí, desde la AEAT recomiendan que, a la hora de escoger, si se prefieren letras se pongan en mayúsculas y si se decide el uso de números, no se separen de la numeración de la factura con un espacio (mejor, como se ha indicado, con guion o barra inclinada), además de situarlos delante de este.
Si al numerar la factura, el autónomo se equivoca, ¿se puede corregir?
Sí, es posible “enmendar” el fallo que se ha cometido, y la manera más rápida y sencilla es realizar una factura rectificativa (recordemos, llevará una serie distinta a la primera).
En el caso de que el fallo sea la duplicidad del número (o lo que es lo mismo, se use un número que ya estaba asignado), y ambas facturas sean del mismo trimestre, se puede modificar directamente (sin que esto afecte al pago del IVA a Hacienda). Y si lo ocurrido es que se ha saltado un número, lo común es crear una factura con esa numeración que falta (con valor 0).
Al numerar las facturas, siendo autónomo, ¿se tiene que cambiar la serie al finalizar el año?
No es imperativo, pero sí es recomendable. Y lo es, principalmente, porque lo común es que se incluya el año fiscal en la serie de las facturas, para que sea más sencilla su identificación, por lo que, para que esto siga ocurriendo, lo adecuado es cambiar la serie (adaptándola al nuevo año).
Por ejemplo, si la serie que se incluye en la numeración de la factura es A2024, al pasar al 2025, lo normal es que se modifique (siendo, la nueva, A2025).
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