¿Qué es el balance de una empresa?

El balance (general) de una empresa (o balance de situación) es el documento, de tipo financiero, en el que se muestra el estado de las finanzas de una empresa en un momento determinado. En él se incluye, por un lado, la información de los recursos de los que se disponen (o activos) y los que se tienen que pagar (o pasivos) y, por otro, el patrimonio.

Más en concreto, en el balance de una empresa se detalla la manera en la que estos son administrados y utilizados, por los responsables de la compañía, lo que facilita el análisis y la toma de decisiones en aspectos como, por ejemplo, la liquidez o capacidad de pago (en el corto plazo, poder “hacer frente” a las obligaciones financieras), la solvencia (en el largo plazo, mantener la actividad de la empresa) o el endeudamiento (en el corto y largo plazo, ser capaz de devolver la financiación solicitada).

¿Es necesario un balance anual de la empresa?

El hecho de que el balance de la empresa describa la situación financiera de una empresa en un “punto fijo” del tiempo conlleva la necesidad de realizarlo de manera periódica (se estima que, mínimo, una vez al año). Es decir, es necesario que se realice el balance anual de la empresa si, como buen empresario, se quiere controlar las finanzas de la misma.

Son varios los motivos por lo que se realiza un balance de empresa. El primero, y principal, es el mencionado en el apartado anterior: conocer y, con ello, controlar las finanzas de la empresa. 

Pero no es el único. Existe más razones por las que se elabora una balance de empresas, entre las que destacan:

• Conocer, en detalle, el tipo de activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa (y su cuantía).
• Detectar, con un análisis detallado, excesos o carencias (tanto en el “efectivo” como en las “deudas contraídas”).
• Prever, gracias a la información que se facilita en él, posibles riesgos financieros (con una mejor toma de decisiones).
• Mantener la solvencia (de la compañía).
• Ayudar al desarrollo de estrategias que favorezcan el crecimiento empresarial (con la aportación de ‘insights’ a optimizar en el futuro).

Además, el balance de empresas permite que se dé a conocer el estado financiero de la empresa a potenciales socios (con los que se esté negociando) o instituciones financieras o bancos.

Como se avanza en la definición de balance de empresa, o de situación, este “informe” se compone de:

• Activos: son los bienes o derechos que posee la empresa, los cuales se clasifican (a su vez) en:
  • Fijos (o no corrientes): bienes tangibles o intangibles que requiere la empresa para su correcto funcionamiento, no destinándose a la venta, y que, por su naturaleza, no se pueden convertir en líquido (en el corto plazo). Se dividen en:
    • Tangibles: aquellos que se pueden tocar (por ejemplo, terrenos, maquinaria, etc).
    • Intangibles: aquellos que no se pueden tocar (por ejemplo, patentes, etc.).
  • Circulante (o corriente): es el dinero (líquido) del que dispone una empresa al cierre de un ejercicio contable, o lo que es lo mismo, es el “efectivo” o los bienes y derechos de la empresa que se pueden convertir en metálico (en este periodo de tiempo). Un ejemplo es el dinero en efectivo que se tiene en cajas y bancos. 
  • Diferidos: son los bienes que adquiere la empresa y que no utiliza de forma inmediata (o no lo hace nunca).

• Pasivos: son las deudas y obligaciones económicas que contrae la empresa (en gran medida, para el desarrollo de su actividad), los cuales se subdividen en:
  • Circulante: deudas u obligaciones que se tienen que abonar en un plazo inferior a un año (por ejemplo, compras que se realizan a proveedores).
  • Largo plazo: deudas u obligaciones que se tienen que abonar en un plazo superior a un año (por ejemplo, préstamos bancarios).
  • Diferidos: deudas que se adquieren por el ingreso anticipado de una cantidad de dinero, bien por la venta de un producto, a futuro, o por la realización de un servicio (por ejemplo, el pago de un año de alquiler por adelantado).
• Patrimonio: se refleja, primeramente, el capital social de la empresa (la financiación propia, que incluye el dinero que aportan los socios e inversores y las “reservas” económicas) y, además, la utilidad neta (que corresponde a la resta del activo y el pasivo).

¿Cómo se estructura el balance de una empresa?

A la hora de elaborar el balance de empresa (el documento en sí) se debe seguir una estructura que facilite la presentación de la información de forma ordenada y comprensible. 

En primer lugar, va el encabezado, en el que se indica, al completo, el motivo del documento (balance general o de situación), junto al nombre de la empresa y la fecha, el periodo que se analiza y la moneda que se utilizará (en los datos económicos que aparezcan). A continuación, en el lado izquierdo se incluyen los recursos que tiene la empresa (es decir, los activos), mientras que en el lado derecho se añaden los que la empresa debe (o lo que es lo mismo, los pasivos) y el patrimonio. Por último, se indican los nombres de las personas que han elaborado el balance de la empresa (y de la persona que lo autorizó) y sus firmas.

Para hacer el balance (anual, lo más común) de una empresa se tiene que, primero, recopilar los activos de la misma (da igual el tipo) y organizarlos en la parte izquierda (como indicamos en el apartado anterior). Acto seguido, se hará lo mismo con los pasivos, situándolos en la parte derecha del balance de empresa (junto al patrimonio). Una vez se tengan los datos, se tienen que sumar (por separado, es decir, activos, pasivos y patrimonio).

Lo que se busca, al realizar el balance de una empresa, es un equilibrio entre los activos, por un lado, y la suma de los pasivos y el patrimonio, por otro. Se aplica, de hecho, la siguiente fórmula:

Activo = Pasivo + Patrimonio 

Ejemplo de balance de una empresa (o balance de situación)

Para entender lo qué es, nada mejor que un ejemplo ilustrativo de un balance de empresa:

Una empresa de zapatillas, de nombre ‘Trainers’, hace su balance de empresa. En él, tiene que incluir:

• Aportaciones (socios): 100.000 €.
• Préstamo bancario: 200.000 €.
• Compra de producto (a proveedor): 50.000 €.
• Venta a cliente: 35.000 €

Se distribuirán de la siguiente manera:

Activos

• En caja: 100.000 (aportaciones de los socios) + 200.000 € (préstamo bancario) = 300.000 €
• En almacén: 50.000 € (compra de producto) - 35.000 € (venta a cliente). = 15.000 €
• En venta: 35.000 €

Total: 350.000 €

Pasivos

• Préstamos bancarios: 200.000 €.
• Compra (a proveedores): 50.000 €

Total: 250.000 €

Patrimonio

• Patrimonio social: 100.000 (aportaciones de los socios) + Compra de producto (a proveedor): 50.000 € = 150.000 €

Total: 135.000 €

Total de patrimonio (tras el balance): 150.000 €.

Si aplicamos la fórmula: 

Activos (350.000 €) = Pasivos (250.000 €) + Patrimonio (100.000 €)

Resultado del ejercicio: 0 €